Skripsi : Sistem Informasi Akademik Pesantren
Latar
belakang
Teknologi berkembang pesat hampir
di seluruh aspek kehidupan manusia. Peranan teknologi dalam aktifitas manusia
tidak diragukan lagi, bahkan menjadi sebuah tuntutan. Penerapan teknologi
informasi memberikan dampak positif terhadap jalannya organisi, karena dapat menggantikan
beberapa aktifitas manusia secara optimal. Sistem informasi adalah salah satu
penerapan teknologi yang banyak digunakan di dalam organisasi. Tersedianya
sistem informasi yang baik dapat meningkatkan produktifitas kerja organisasi.
Dalam Peraturan Pemerintah (PP) Republik
Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan,
bagian keenam tentang pengelolaan pendidikan oleh satuan atau program
pendidikan pasal 59 berisi:
1.
Dalam menyelenggarakan
dan mengelola pendidikan, satuan atau program pendidikan mengembangkan dan
melaksanakan sistem informasi pendidikan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
2.
Sistem informasi
pendidikan satuan atau program pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
merupakan subsistem dari sistem informasi pendidikan nasional.
3.
Sistem informasi
pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) memberikan akses
informasi administrasi pendidikan dan akses sumber pembelajaran kepada
pendidik, tenaga kependidikan, dan peserta didik.
Sistem informasi akademik (SIA)
merupakan penerapan teknologi informasi yang berada pada lembaga pendidikan. Guna
meningkatkan produktifitas kerja serta kualitas layanan akademik, SIA telah banyak
dimanfaatkan oleh lembaga pendidikan, dari tingkat Sekolah Dasar (SD) sampai
Sekolah Tinggi/Universitas.
Pondok pesantren adalah lembaga pendidikan islam, dimana santri
tinggal bersama dan belajar di bawah bimbingan guru atau ustadz. Pesantren
Mahasiswa Ahmad Dahlan (PERSADA) adalah asrama hunian mahasiswa Universitas
Ahmad Dahlan yang berorientasi melakukan pembinaan agama Islam dan akademik,
sehingga tercipta kader intelektual yang berakhlak mulia.
Proses pembinaan di Persada
terkait dengan beberapa elemen seperti santri, pendamping, dosen, pengurus serta
matakuliah yang terhimpun dalam kurikulum. Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) di
Persada dilaksanakan dua kali dalam sehari, yaitu pukul 05.00 s.d 06.00 WIB
untuk jadwal pagi dan pukul 18.30 s.d 20.00 WIB untuk jadwal malam. Di luar
jadwal itu digunakan untuk pembinaan non formal seperti pembinaan akhlak,
hafalan dan beberapa program pendukung lain.
Hasil wawancara yang telah dilakukan
dengan pengurus Persada disimpulkan bahwa, untuk mengukur tingkat keberhasilan
dalam proses pembinaan, dibutuhkan data atau dokumentasi dari setiap program
yang dilakukan. Namun kenyatannya, beberapa proses pembinaan di Persada belum
tercatat dengan baik.
Pada proses pembinaan akhlak
misalnya, pendamping mencatat kepribadian setiap santri binaannya ke dalam buku
harian pendamping, kemudian pendamping menyalin ke dalam form laporan santri
yang selanjutnya akan diserahkan kepada bagian administrasi untuk direkap. Proses
tersebut dirasa kurang efektif dan efisien karena pendamping dua kali mencatat
data yang sama, begitu juga dengan petugas administrasi harus mencatat ulang ke
dalam buku rekap.
Pada proses hafalan hadits dan
qur’an terdapat dua masalah yang ditemukan, pertama nilai hafalan hanya dicatat
pada buku panduan santri masing-masing sehingga Persada tidak memiliki
dokumentasi nilai. Kedua penilaian hafalan hanya berdasar jumlah surat atau
hadits yang dihafal bukan dari bagusnya hafalan, sehingga kualitas bacaan
terabaikan.
Kartu Hasil Studi (KHS) merupakan
bagian penting dalam KBM. Persada menerbitkan KHS sekali dalam setahun yang
berbentuk syahadah/ijazah. Permasalahan yang ditemukan adalah santri hanya
dapat melihat KHS setelah mendapatkan ijazah atau setelah lulus dari Persada, sehingga
informasi KHS tidak terdistribusikan dengan baik.
Pembayaran biaya gedung dan biaya pendidikan
merupakan salah satu faktor penting berjalannya KBM di Persada. Permasalahan
yang ditemukan pada bagian ini ialah terjadinya penunggakan pembayaran
dikarenakan informasi pembayaran tidak tersampaikan dengan baik. Berdasarkan
hasil wawancara dengan beberapa santri disimpulkan bahwa, informasi pembayaran
kurang tersampaikan karena untuk mengetahui status pembayaran setiap santri
harus menanyakan langsung pada bagian adminitrasi keuangan.
Beberapa program pembinaan di Persada
membutuhkan laporan yang digunakan sebagai bahan evaluasi pengurus dan santri. Proses
pembuatan laporan dari pengumpulan sampai pengolahan data membutuhkan waktu yang
cukup lama, karena masih menggunakan cara manual yaitu dengan menuliskan
langsung ke dalam buku laporan.
Melihat permasalahan yang telah diuraikan
di atas, maka akan dilakukan penelitian dengan judul Sistem Informasi Akademik Pesantren berbasiS Web.
1.2 Identifikasi
Masalah
Sesuai latar belakang yang telah
diuraikan diatas, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut:
a.
Proses pencatatan kepribadian
santri kurang efektif dan efisien, karena pendamping harus mencatat dua kali
untuk data yang sama, demikian juga dengan bagian administrasi mencatat kembali
dalam buku rekap.
b.
Pada program hafalan,
Persada tidak memiliki arsip nilai, karena nilai hanya tercatat pada buku
pribadi santri, selain itu penilaian hafalan berdasar jumlah surat/hadits yang
dihafal bukan dari kualitas hafalan.
c.
KHS tidak
terdistribusikan dengan baik, karena KHS diterima setelah ijazah diterbitkan.
d.
Santri sering
terlambat dalam membayar biaya pendidikan dikarenakan informasi pembayaran
kurang terdistribusikan.
e.
Proses pembuatan
laporan dari pengumpulan sampai pengolahan data membutuhkan waktu yang cukup lama
karena masih menggunakan cara manual yaitu dengan menuliskan langsung ke dalam
buku laporan.
1.3 Ruang
lingkup
Guna menghindari terjadinya
penyimpangan dalam penulisan, maka penelitian ini mencakup:
a.
Sistem informasi akademik
pesantren dibangun untuk Pesantren Mahasiswa Ahmad Dahlan Yogyakarta yang
digunakan oleh administrator, pengurus, pendamping dan santri.
b.
Sistem informasi ini
memliliki fitur yang mengelola aktifitas akademik di persada meliputi presensi
kuliah, kartu hasil studi, hafalan hadits, hafalan qur’an, matakuliah, kelas,
kelompok, prestasi, pelanggaran, dan beberapa fitur tambahan lain.
c.
Perancangan proses
sistem menggunakan model DFD (Data Flow Diagram), sedangkan perancangan model data menggunakan
ERD (Entity Relationship Diagram).
d.
Implementasi sistem menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database servernya.
e.
Data santri pada
sistem ini akan terintegrasi dengan database Sistem Informasi Akademik (SIA)
Universitas Ahmad Dahlan, yang memanfaatkan teknologi web service.
f.
Implentasi web service
menggunakan library NuSOAP.
1.4 Rumusan
Masalah
Berdasarkan ruang lingkup yang
telah diuraikan, masalah dapat dirumuskan yaitu bagaimana membangun sistem informasi
akademik pesantren, sehingga mampu mengatasi permasalahan administrasi dalam
proses pembinaan akademik di Pesantren Mahasiswa K. H Ahmad Dahlan Univeristas
Ahmad Dahlan Yogyakarta.
1.5 Tujuan
Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah
membangun sistem informasi akademik pesantren berbasis web, untuk mengatasi
permasalahan terkait administrasi pencatatan pada proses pembinaan akademik di
Pesantren Mahasiswa Ahmad Dahlan Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
1.6 Manfaat
Penelitian
Manfaat yang diharapkan dalam penelitian
ini adalah sebagai berikut:
a.
Proses pembinaan di
Persada dapat terdokumentasi dengan baik dan rapi sehingga informasi mudah
diterima oleh elemen yang terkait.
b.
Proses pencatatan
pembinaan di persada lebih efektif dan efisien, sehingga kualitas pelayanan
akademik semakin meningkat.
c.
Pembuatan laporan program
pembinaan menjadi semakin mudah karena dibantu dengan teknologi komputer.
d.
Mempermudah pengurus
Persada dalam memonitoring perkembangan santri.
